Jak zlepšit efektivitu

Je důležité nejen pracovat tvrdě, ale i efektivně. Existuje mnoho způsobů, jak zlepšit kvalitu práce. Ale lidé jsou obvykle tak zaneprázdněni svými záležitostmi, že takové pravidlo nepoužívají. Nemáme dostatek času na optimalizaci naší práce.

Řekněme pravdu, že zavedení opravdu užitečných dovedností může trvat několik měsíců. Chcete-li porazit lenost, musíte pracovat na sobě. Ti, kteří postrádají sílu vůle a potřebují podporu zvenčí, budou těžit z našich rad. S jejich pomocí můžete rychle zvýšit efektivitu své práce.

Jak zlepšit efektivitu

Naplánujte tři hlavní úkoly pro den, týden a měsíc.

Začátek vašeho týdne s otázkou, bez ohledu na to, co chcete vidět v pátek. Může to být připravená prezentace, ujížděná vzdálenost, výlet s dítětem do cirkusu. A na začátku každého dne je formulovat stejnou otázku. Nejlepší je, pokud jsou denní cíle korelovány s týdenními cíli. V pátek je třeba analyzovat vše, co se dělá za týden, a přemýšlet o tom, jak se věci dělají v různých sférách. Takže bude možné rozlišovat tři nejúspěšnější oblasti a tři další problémy. Příští pondělí by při přípravě týdenního plánu to mělo být již zohledněno. Podobný přístup bude zapotřebí při plánování měsíce a roku. Takže se můžete zaměřit na cíl, a nikoliv na způsoby, jak na to. Plánování umožní přizpůsobit přístup k tomuto případu s neustálou pozorností v oblasti výhledu.

Vizualizace plánů.

Pro mnohé je práce s dlouhodobými plány omezena na zadávání do tabulky v aplikaci Excel. Ale vy můžete nejen psát plány, ale také kreslit, a ne nutně na papíře. Plátno je docela schopné splnit naši představivost. Tento jev není snadné vysvětlit, ale stovky knih o něm byly napsány. Domníváme se, že náš mozek nemůže oddělit skutečnou událost od údajného. Pokud pravidelně přemýšlíte o tom, co chcete (nový příspěvek, výlet, drahý nákup), pak budete nevědomky tvořit touhu to udělat. A po zahájení takového procesu začne samotný mozek aktivně přicházet s řešeními. Musíme začít každým dnem jasnou vizualizací něčeho dobrého. Nezapomeňte na globální plány. Nestačí přemýšlet o tom, jak si vybudovat svůj vlastní dům, musíte ho předem podrobně předložit. Takže všechno se děje mnohem rychleji.

Zastavte houpání.

Naším pracovním dnem začíná skutečnost, že na počítači čteme zprávy, pásku přátel v sociální síti, pijeme šálek čaje nebo kávy a mluvíme s kolegy. Může se otřesit před obědem, po němž se nevyhnutelně začne snižovat efektivita práce. A během dovolené se všechno děje přesně naopak. Na chvíli se lidé i nadále vrátit do podnikání nečinností, zkontrolovat poštu, zavolat někam. Je to tak těžké se uvolnit, jak začít pracovat. Je nutno vytvořit podmíněný reflex, který se řídí metodou slavného profesora Pavlova. Mezi určitou jedinečnou činností a počátkem aktivní práce je nutné vytvořit asociativní spojení. Nechte nějakou událost spojenou pouze s počátkem práce a nic jiného. Pro tuto roli nespočívá šálek kávy, pijeme tento nápoj častěji než jednou denně a ne jenom ráno. Vhodná pro tuto roli je určitá melodie, kterou můžete poslouchat ve sluchátkách před příchodem do kanceláře. Mozek si již uvědomil, že po zaznění hudby je nutné začít pracovat tvrdě. V reakci na signál nás mysl přivádí k pracovnímu rytmu.

Meditovat.

Je důležité nejen rychle se zapojit, ale i rychle se vypnout. Můžete dokonce odpočívat uprostřed pracovního dne po dobu 20 minut. A meditace v tom pomůže. Mnoho lidí se neodváží uchýlit se k tomuto nástroji, protože to považuje za obtížnou východní praxi. Existuje místo pro ni v životě obyčejných lidí a dokonce i v práci? Ve skutečnosti není všechno tak špatné. Program Headspace vám pomůže zvládnout meditaci za pouhý měsíc, který bude podléhat každodenní praxi. Brzy bude možné relaxovat kdekoli: v autě, na lavičce v parku, v kanceláři.K obnovení vaší síly je zapotřebí pouze 15-20 minut. To pomůže dát pracovnímu dni “druhý vítr”. Meditace pomůže soustředit se, rychleji se dostat na kurz. Tím se zlepší kvalita práce. Lékaři říkají, že díky meditaci se můžete zbavit stresu, zlepšit spánek a náladu. Pokud si myslíte v hlubších kategoriích, pak tato praxe pomůže přenést myšlenky do reality.

Jak zlepšit efektivitu

Jezte jednu “žábu” denně.

Nebojte se, není to o strašném kulinářském zážitku. “Žáby” v metodách účinnosti se nazývají seznam nejoblíbenějších případů. Například nikdo nemá rádi hlášení šéfovi, čisté domy, mytí nádobí. Tam jsou vždy úkoly, které musí být řešeny proti své vůli. Jsou nazývány “žáby”. Obvykle odkládáme tyto případy “později”. V důsledku toho nás hlava začne volat s naléhavou žádostí o zprávu. A potom neexistuje produktívní přístup. Existuje pouze jeden způsob, jak se vypořádat s “žáby” a omezit negativní od toho, aby to musel udělat. Na začátku každého pracovního dne je nutné jíst jednu “žábu”. Postupně se stane zvykem, muk bude pryč, spojený s potřebou provést nepříjemnou práci. A ona sama rychle učiní, uvolní čas pro pohodlnější třídu.

Zakázat podráždění.

S každým z nás došlo k situaci, kdy kvůli čtení pošty nebo zpráv v mobilním telefonu jsme postrádali důležité myšlenky. Stává se také, že když pracujete na důležitém úkolu, najednou přijmete telefonát a přepnete se na něco zcela jiného. Ale bylo to opravdu důležité, vyžadující okamžitou reakci? Mozek opravdu potřebuje někdy trénovat, přepíná jej z jednoho úkolu do druhého. Ale to není vždy nutné. Nejčastěji jednoduše nemůžeme řádně organizovat náš pracovní postup a soustředit se na důležité. Jsme neustále rozptýleni něčím. Zvýšit produktivitu může být, pokud stanoví jednoduché pravidlo: okamžitě po přijetí nereagují na e-maily, zprávy v messenger, telefonní hovory. Musíme se naučit, abychom je ignorovali. Neomezené hovory a případy lze odložit až později, ve speciální složce. A jednou nebo dvakrát denně jej rozložte. Je-li práce spojena s takovými zprávami, můžete to udělat častěji až čtyřikrát denně. Je nutné nastavit vaši poštu a telefon tak, aby procházely opravdu důležité hovory a zprávy. Jakýkoli zaměstnanec call centra bude schopen zlepšit kvalitu své práce s tímto přístupem.

Zaměřte se na “rajčata”.

Technika nazvaná “Pomodoro” vám umožňuje soustředit se a spravovat svůj čas. Říká se, že jméno mu bylo dáno formou časovače, který autor použil. Podstata techniky je jednoduchá: po 25 minutách práce si dejte 3-5 minut odpočinku. Každý čtvrtý interval práce by měl být nahrazen pauzou za 15-30 minut. S touto technikou se můžete soustředit na řešení konkrétního problému, vyřešit ho mnohem rychleji a bez přetížení vnitřních sil. Nejprve musíme sestavit seznam hlavních úkolů dne, těch stejných “rajčat”, a pak v každém časovém intervalu, abychom pracovali na jednom z nich, určitě odpočívali. Tento přístup je ideální pro ty, kteří nemají zvláště velké úkoly. Mohou to být programátoři pracující na blocích nebo účetních, kteří sestavují zprávy. Jednotlivé malé úkoly lze seskupit do jednoho bloku, například reagovat na všechny nahrané krátké e-mailové zprávy. Je důležité správně pochopit, co je zbytek. Musí se zásadně lišit od práce. Pokud člověk sedí u počítače, pak přestávka nemůže být věnována sociálním sítím nebo hrám. Je třeba vstát a dělat něco jiného – chodit, volat rodinu, dělat cvičení. Poté můžete spustit další “rajče”.

Práce s “seznamem jednorožců”.

Existuje oblíbená metoda zapamatování informací, díky níž můžete mít v hlavě vše, co potřebujete, a pamatovat si včas to, co je nezbytné.Zpočátku je potřeba vytvořit několik základních seznamů deseti nebo dvaceti položek. Seznam “Unicorn List” získal své jméno díky první položce, která musí být zapamatována. Každý následující prvek seznamu je spojen s určitým číslem od 1 do 10. Jednorožec je jednotka, jedna houkačka. Dále je zásuvka se dvěma otvory, tříkolka a tak dále. Druhý seznam lze sestavit z různých částí těla a prohlížet je shora dolů. Jakmile jste seznamy definovali, je nutné, abyste získali požadované množství informací, rozdělili je na kusy a přidružili každý kus k příslušnému prvku v seznamu přidáním vizualizace. Tento přístup je vhodný při přípravě na řeč. Každá práce může být přidružena k určitému objektu v seznamu jednorožců. Je dokázáno, že mozek pamatuje vizuální vzory lépe než slova. Takže bude možné lépe uložit informace.

Použijte B-Alert.

Jedná se o další jednoduchý a účinný systém pro zvýšení osobní efektivity. V této zkratce označuje každé písmeno určitou akci, která musí být provedena denně. B (lueprint) – plán, který zahrnuje večerní fixaci, co bude třeba udělat druhý den. A (ction) – akce, které musí být důsledně prováděny. L (vydělávání) – trénink. Alespoň jednou denně se musíte naučit něco nového. Může to být zajímavý článek, audiokniha, video, které jste sledovali. Nestrácejte čas na dlouhé hodiny přednášek. Můžete se vyvíjet tím, že jste v autě metra a stojíte v dopravní zácpě. E (cvičení) – cvičení. Jedná se o jakoukoli fyzickou aktivitu. Může být buď nabíjení ráno, nebo cvičení v posilovně. R (est) nebo R (elax) – odpočinku po celý den. Je třeba nechat si čas na procházky, meditace nebo prostě relaxaci v přestávkách od práce. T (hinking) – porozumění výsledkům dne. V této fázi musíme také představit budoucnost, budovat dlouhodobé plány. V tomto systému můžete přidat další dopisy, což znamená, co je pro vás důležité. Může to být L (aughing) – smích nebo G (ratitude) – pocit vděčnosti.

Jak zlepšit efektivitu

Analýza minulého dne.

Na konci každého pracovního dne byste měli rozdělit 5-10 minut času na analýzu všeho, co jste provedli. Stojí za to vyhodnotit a pak to, co bylo koncipováno, pro které nebylo dost času. Je třeba zhodnotit, jak dobře se práce ukázala. Někdy se zdá, že priority jsou správně nastaveny a úkoly jsou vyřešeny, ale z nějakého důvodu zůstávají některé případy nedotčeny. Nejbližší zkouška prokáže, že důvodem není nesprávné dosažení cílů, ale vnější okolnosti. Může to být naléhavé volání šéfa a přechod na jinou práci. Je zřejmé, že v plánu nebyla plánována vyšší moc, v budoucnu to stojí za zvážení. Jinými slovy, na konci dne je třeba rozumně myslit na to, zda je úsilí správně zaměřeno, zda bylo vše správně plánováno a zda byly problémy optimálně vyřešeny. Je třeba si uvědomit, zda se všechno skutečně udělalo dobře, chválíte si to. Nemůžete ale zapomenout na optimalizaci – vždy se něco zlepšuje.

Add a Comment